Lire une référence dans un PDF est une étape. Savoir à quel dossier elle correspond, si elle contredit une autre pièce et qui peut la valider fait partie du même travail.
Séparer lecture et décision.
Le système peut proposer une valeur sans être autorisé à l’écrire dans le logiciel métier. Cette séparation permet d’observer les propositions avant la mise en service.
Une date lisible peut être la date du document, celle de la livraison ou celle de sa réception. Le contexte détermine le champ à renseigner.
Présenter la pièce au bon endroit.
La personne qui contrôle doit pouvoir retrouver le document, sa version et l’endroit qui justifie la valeur. Une colonne de données sans provenance oblige à refaire la recherche.
Le contrôle porte aussi sur les informations absentes. Un champ non trouvé ne doit pas être complété pour donner l’apparence d’un dossier complet.
- Document d’origine et version.
- Valeur proposée et champ de destination.
- Écart ou motif du blocage.
- Décision et personne responsable.
Prévoir le cas où les pièces se contredisent.
Une facture et une liste de colisage peuvent présenter des informations différentes. Le système prépare la comparaison ; la règle métier détermine la suite.
L’audit définit les contrôles et les personnes habilitées. Certaines décisions, notamment réglementaires, restent hors du périmètre d’exécution automatique.